避免措手不及的辦法是建立部門內(nèi)部的溝通系統(tǒng)，以使主管掌握每一個(gè)情報(bào)。但是，基層員工常常并不擁有良好的溝通技能，很多人也不把與管理層的溝通視為自己職責(zé)中的一部分。主管 必須告訴這些員工溝通的重要性，以及他們?cè)谔峁┍匾畔⒎矫娴淖饔谩Ｖ鞴芫褪撬麄兊睦蠋煛?/p>

 下面的程序會(huì)使基層員工成為更有效的溝通者：

1.告訴基層員工為什么那些需要他們提供的信息是必要的。不僅要告訴他們獲得信息的原因，還要使員工認(rèn)識(shí)到自己對(duì)組織的價(jià)值。

2.具體說(shuō)明需要什么樣的信息。如果你對(duì)你所希望的東西沒(méi)說(shuō)清楚，你最后所得到的必定也是模棱兩可的信息。

3.在盡可能的情況下使用事先打印好的表格，它使員工更容易提供必要的資料。在表格中的空欄里填寫信息，要比白手起家寫出一份完整的報(bào)告簡(jiǎn)單的多。

4.確保員工知道他們從哪里以及如何獲得自己需要提供的信息資料。

5.確保信息肯定是必要的。很多主管要求得到大量的資料后，卻不加分析或根本不曾閱讀，員工很快就會(huì)知道自己是在做無(wú)用功。

6.當(dāng)報(bào)告遲交時(shí)很快作出反應(yīng)。讓員工知道拖延是一個(gè)很嚴(yán)重的問(wèn)題(如果員工有辯解 要仔細(xì)傾聽(tīng)，或許你需要在什么地方做些“修補(bǔ)”，可能這名員工未能按時(shí)完成報(bào)告的原因在于另一名員工未能及時(shí)提供必要的材料)。

7.敞開(kāi)你的大門。要讓員工感到他們能在未釀成嚴(yán)重問(wèn)題之前，向你說(shuō)明初露頭角的問(wèn)題所在。

8.讓員工知道你在利用他們所提供的信息，并向他們表示感謝。比如，在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)候， 向他們表達(dá)：“安吉斯，我知道你上周處理了200多份訂購(gòu)單。干得真不錯(cuò)!我們的業(yè)務(wù)量在不斷增長(zhǎng)。也許需要給你們配制一些速度更快的計(jì)算機(jī)了。”